Stel je voor: je bent CFO van een maakbedrijf en je merkt dat er steeds vaker verwarring ontstaat over financiële rapportages. Het lijkt alsof iedereen zijn eigen Excel-bestanden heeft en niemand dezelfde cijfers gebruikt. Herkenbaar? Dit komt vaker voor dan je denkt, vooral bij bedrijven die een groeispurt doormaken of recent zijn gefuseerd. In deze blog duiken we in de integratie van logistieke processen in financiële rapportages.
Wat ik als CFO bijzonder vind aan maakbedrijven, is dat alles zo concreet en tastbaar is. Als je iets niet volledig begrijpt vanuit de informatie die de administratie biedt, kun je altijd in het onderliggende productieproces duiken en met de medewerkers in de fabriek samen bekijken hoe het precies zit. Vaak zijn de primaire productieprocessen slim en doordacht en wanneer je financiële data aan deze processen kunt koppelen, kan dat aanzienlijk bijdragen aan een efficiëntere administratie en betere rapportages.
Tijdens een groeifase ligt de nadruk vaak op het werven van nieuwe medewerkers, het uitbreiden van distributiekanalen, magazijnen en externe financiering. Bij overnames ligt de focus vaak op integratieactiviteiten. Althans, dat zou zo moeten zijn. Hoewel dit begrijpelijk is, krijgt de noodzakelijke aandacht voor bijvoorbeeld een uniforme en duidelijke assortimentsdefinitie, inclusief de vastlegging van benodigde logistieke en financiële parameters, vaak niet de prioriteit die het verdient. Juist deze logistieke parameters zijn essentieel voor een goede kostprijsbepaling en de daaraan gekoppelde verschillen- en margeanalyses.
Wanneer de logistieke en financiële processen niet goed op elkaar zijn afgestemd, ontstaan er “work-arounds”. Medewerkers werken buiten het systeem om, vaak met eigen Excel-bestanden, om de benodigde informatie te genereren. Dit leidt tot een parallelle informatie- en rapportagewereld die verwarring en inefficiënties veroorzaakt. De cijfers sluiten vaak niet aan bij de gegevens in de administratie of het ERP-systeem, wat leidt tot verwarring en onnodige discussies. Nog los van de problemen die dit oplevert tijdens de accountantscontrole.
In mijn beleving is dat een gemiste kans. Er worden heel wat management uren verspild door zelf rapportages in elkaar te zetten en later te proberen de verschillen tussen eigen rapportages en die uit de administratie te verklaren… een uitdagende klus, om het zacht uit te drukken. Het ergste is echter de verhoogde kans op verkeerde beslissingen.
De maakbedrijven in mijn praktijk hebben veelal te maken met (internationale) groei en bedrijfsovernames. De inrichting van logistieke informatie en de koppeling aan finance staat dan altijd hoog op de agenda. Een slimme inrichting, met een duidelijke visie op welke informatie voor wie beschikbaar moet zijn, legt meteen een aantal randvoorwaarden vast voor de inrichting van het administratieve systeem.
Echter, een juiste inrichting is slechts één kant van de medaille. De andere, en meestal ondergesneeuwde, kant is het onderhoud ervan. Er dienen duidelijke afspraken te zijn wie welke (stam)gegevens mag wijzigen en op basis waarvan. Juist ook van de logistieke – technische parameters. Indien dit begint te schuiven tast het uiteindelijk de kwaliteit van de rapportages aan en kan men alsnog in de verleiding komen om terug te grijpen naar de vertrouwde Excel-bestanden.
Kortom, ga de uitdaging aan om het ERP systeem voor je te laten werken. Laat je niet verleiden tot het blijven werken met allerlei Excel-rapportages. Ja, het kost tijd en moeite om dit voor elkaar te krijgen, maar het blijvende resultaat is absoluut meer dan de moeite waard!
